PREAMBULE
PREAMBULE
Cette charte a pour objet d’assurer un traitement équitable et juste pour l’ensemble des salariés en matière de remboursement de frais professionnels.
Une gestion rigoureuse des budgets impose à la société TEEPTRAK la mise en œuvre de règles précises et limitatives relatives aux dépenses liées aux frais professionnels. Le non-respect des conditions énoncées ci-après ne permettra pas la prise en charge des frais.
Toutefois, conscients que certaines situations exceptionnelles ne peuvent se voir appliquer les règles communes, la direction pourra examiner et statuer sur des décisions différentes et qui pourront sortir du cadre général présenté dans cette charte.
1 – Les différentes catégories de frais professionnels
- 1-1 Généralités
Définition : Seuls les frais engagés dans l’intérêt de l’accomplissement des missions confiées aux collaborateurs, feront l’objet d’une prise en charge. Les frais professionnels correspondent à des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle. Ces frais feront ensuite l’objet d’un remboursement par l’employeur.
Tous les autres frais en seront exclus.
Rappel : Les reçus de carte bancaire ne sont pas considérés comme un justificatif de frais et sont donc non éligibles. Un ticket avec la valeur réelle-définitive et la TVA sera nécessaire pour accéder au remboursement.
- 1-2 Frais prévus dans la proposition commerciale pour la prestation facturée aux clients
L’estimation de cette enveloppe et des dépenses qui seront facturées à vos clients doivent respecter les modalités qui seront précisées dans cette charte. Vous devez proposer un montant raisonnable avec une appréhension rigoureuse des dépenses.
- 1-3 Frais hors du cadre d’une prestation facturée aux clients
Ces frais seront remboursés sur la base de la dépense « réelle » soit une indemnisation d’une dépense réellement engagée, sur présentation systématique d’un justificatif. Ces frais obéiront aux règles qui régissent cette charte en ce qui concerne les modalités et les bonnes pratiques à respecter.
- 1-4 Avances
Lorsqu’une mission nécessite un engagement de frais avant son départ, le collaborateur a la possibilité de demander une avance, qui sera déduite de votre note de frais. A votre retour de mission, dans un délai d’une semaine, il est impératif de créer une note de frais avec les justificatifs concernés.
L’absence des justificatifs pourra conduire à une demande de remboursement des frais avancés par TEEPTRAK.
2- Les bonnes pratiques en matière de frais professionnels
Nous attendons une évaluation de responsable et raisonnable de vos frais professionnels et ainsi disposer d’un confort nécessaire à la bonne conduite de votre mission tout en respectant une enveloppe raisonnable de dépenses.
- 2-1 Frais de transport
Pour l’ensemble des voyages, les justificatifs devront être remis à l’appui de toute demande de remboursement (billet électronique, carte embarquement …) et pour les transports collectifs seuls les titres validés seront pris en compte.
- Transport aérien
Les voyages s’effectueront en classe économique ou classe équivalente pour tous les vols. Toutefois si le temps du vol est supérieur à 6 heures consécutives (temps d’escale non inclus), le voyage en classe supérieure sera possible avec l’accord au préalable par la direction.
- Transport ferroviaire
Les voyages s’effectueront en 2nd classe ou classe équivalente pour tous les trajets en train. Toutefois si vous observez un tarif supérieur à moins de 10% en 1er classe, vous pouvez privilégier ce choix pour augmenter votre confort.
- Location de véhicule
La location de véhicule devra être la plus économique au regard des impératifs du déplacement et de l’offre qui se présentera à vous.
Elle est à privilégier des lors que le trajet dépasse les 30 kilomètres (de la gare au site de production de votre client).
Les frais de carburant seront pris en charge dans la limite de la consommation afférente au trajet effectué dans le cadre de la mission. Les frais de parking et de péage seront pris en charge au même titre que les frais de carburant sur présentation des factures réelles.
- Taxis – VTC
Le remboursement est limité à 30 kilomètres par trajet. La facture du taxi ou du VTC doit être forcément jointe à la demande de remboursement et elle devra indiquer l’adresse de départ et d’arrivée.
- 2-2 Frais d’hébergement
Le barème hôtelier et les standards étant diversifiés d’un pays à l’autre, le salarié veillera à s’inscrire dans des dépenses raisonnables et réserver dans des hôtels qui peuvent correspondre à un 2 étoiles en France.
Dans le cadre d’un déplacement considéré comme « long », les termes de cette clause pourront être réapprécier par la direction à la hausse pour maximiser le confort du collaborateur.
- 2-3 Frais de repas
Les standards et les zones géographiques de vos missions étant très hétéroclites en termes d’offre de restauration, nous comptons sur votre responsabilité envers la société pour être raisonnables dans les dépenses engendrées pour ces frais.
Nous ne souhaitons pas mettre en place un barème maximum, pour ne pas vous pénaliser et vous permettre de vous restaurer de manière équilibrée mais nous comptons sur votre engagement pour avoir une approche rigoureuse.
Néanmoins pour parfaire votre information, nous souhaitons vous transmettre les barèmes URSAFF : 19,40 euros par repas (hormis les petits déjeuner qui sont compris dans l’enveloppe de la nuitée).
Pour l’ensemble des frais : Si le salarié est amené à prolonger son séjour professionnel pour des raisons personnelles, il doit en informer sa hiérarchie et supportera les frais supplémentaires engagés et tout surcoût lié à la prolongation du séjour.
3 – Entrée en vigueur / Durée
Cette présente charte entrera en vigueur le 10/08/2022 et sera applicable pour une durée indéterminée.
Elle a été présentée dans la cadre d’une consultation préalable à notre CSE le 18/07/2022
Fait à Paris, le 10/08/2022,
Monsieur François COULLOUDON,
Président de TEEPTRAK